1) Mobilizar o time base do projeto
Planejar um projeto leva tempo e exige recursos. No Descritivo do Projeto (que deveria ter sido preparado na fase anterior), há um "Cronograma Macro do Projeto". Esse cronograma é um excelente ponto de partida para construir o time base do projeto. O time base deve ser composto por pessoas que consigam, a partir do cronograma macro, construir um cronograma detalhado.
Uma vez associados nomes às atividades do cronograma macro, torna-se mais fácil construir a Matriz de Mesponsabilidades (voltaremos a discutir esse tema mais tarde).
2) Construir o Plano Geral do Projeto
O objetivo desta etapa é a construção de um documento único contendo todos os planos do projeto.
A construção de um Plano Geral do Projeto envolve uma "meia dúzia" de sete ou oito passos:
2.1- Descrição do projeto
Cabe uma tentativa de revisão da descrição feita no Descritivo do Projeto. É bem provável que, nesse ponto do projeto algumas idéias já estejam mais maduras permitindo uma descrição mais robusta. Vale a pena tentar re-escrever o descritivo do projeto.
2.1.1 - Resultados pretendidos
É importante enfatizar os resultados pretendidos em um tópico a parte. Essa é uma boa oportunidade de rever os objetivos do projeto. Esse exercício ajudará muito na hora de explicar os objetivos do projeto para a equipe de projeto.
2.1.2 - Escopo/não escopo
Nesse sub-tópico detalha-se o escopo e não escopo do projeto.
2.2 - Projetos relacionados
Um esforço adicional para relacionar todos os projetos que têm alguma relação com o seu projeto pode aumentar as chances de se utilizar parte de uma solução já desenvolvida.
Considerar sinergia é sempre uma boa escolha.
2.3 - Organização do projeto
Nesse tópico são colocados:
2.3.1 Estrutura Organizacional
É recomendável publicar-se a estrutura organizacional do projeto. Essa informação pode poupar algum tempo em um ambiente de grande rotatividade de pessoas como é um projeto.
2.3.2 Diretório de Participantes do Projeto
Esse tópico guarda a lista de todos os participantes do projeto com seus e-mails, celulares, msn, etc...
2.3.3 Papeis e Responsabilidades
Esse é um tópico para determinar (e deixar claro para todos) o como se espera que cada um atue no projeto.
2.3.4 Regras de Escalonamento
Nesse ponto do documento descreve-se em quais situações uma questão deve ser submetida a uma instância superior.
2.4 - Estrutura Analítica do Projeto (WBS)
2.5 - Matriz de Responsabilidades
Uma matriz de responsabilidades determina a participação de cada um dos envolvidos nas tarefas do cronograma macro do projeto.
2.6 - Planilha orçamentária
É fundamental que seja construída uma planilha determinando a previsão de quanto e quando serão executados os gastos do projeto. Ainda que não se tenha um cronograma detalhado nesse momento do projeto, uma estimativa de orçamento garante que o planejamento seja feito levando em consideração o fator custo.
2.7 - Cronograma
Nessa parte do Plano Geral do Projeto se coloca o cronograma detalhado.
2.8 - Plano de Compras
Para os projetos que envolvem compras, um plano de compras deve ser colocado neste tópico do plano geral do projeto.
2.9 Plano de Acompanhamento e Controle
Nesse ponto do Plano Geral do Projeto, coloca-se a forma como se espera fazer o acompanhamento do projeto. As opções são, entre outras:
- Reuniões periódicas de avaliação do progresso
- Envio de relatórios semanais sobre o andamento
- Reuniões específicas em pontos chave do projeto (como eventos de pagamento, por exemplo).
3) Realizar a Reunião de Kick-off
Uma vez determinados todos os planos do projeto e compilados todos em um só documento, realiza-se a reunião de Kick-off concluíndo-se o planejamento e dá-se início à fase de execução.
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