Comunicação

A gestão da comunicação é um dos temas mais negligenciados nos projetos.

Ninguém nunca se esquece de enviar um e-mail pro chefe comunicando o encerramento do projeto com sucesso... mas quase ninguém se lembra de enviar uma mensagem comunicando que sua tarefa está concluída e que está livre pra receber mais trabalho, ou que vai começar a trabalhar numa nova tarefa em dois dias e vai precisar o "formulário amarelo" assinado.

O plano de comunicação deve considerar o canal de comunicação bem como a riqueza de cada canal.

Numa escala que vai de Pobre até Rico há os seguintes passos:
- Canais impessoais = Boletins, Relatórios Gerais no Site do projeto;
- Canais pessoais estáticos = e-mails, cartas
- Canais interativos = telefone, chats
- A presença física = reuniões

Algumas dicas:

• Mensagens complexas exigem canais mais ricos. Negociações são melhor conduzidas pessoalmente.
• Mensagens de rotina podem ser enviadas por canais mais pobres
• Não é necessário usar apenas um canal

Veja que a riqueza do canal considera apenas a comunicação em si; as vezes, mesmo usando canais mais ricos para entregar a informação, o uso em paralelo de canais mais pobres surge como uma alternativa interessante para documentar a comunicação. Ex.: Faça uma reunião para uma comunicação complexa, mas envie (pelo menos) um e-mail "documentando" a reunião.

É ainda muito importante marcar reuniões periódicas para alinhamento e avaliação de progresso. É uma boa prática marcar tais reuniões já no plano do projeto (tal sessão do Project Chart chama-se Plano de Gerenciamento das Comunicações). Desta forma a agenda dos participantes já fica assegurada com antecedência.

Recomenda-se que o Plano de Gerenciamento das Comunicações tenha:
– Audiência (partes interessadas);
– Agenda;
– Responsável pela comunicação;
– Canal de comunicação;
– Freqüência da comunicação;


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