Gerir Escopo

1) Gerir Escopo
1.1) Levantamento de necessidades
Nessa etapa, o Gerente de Projeto ouve o cliente numa entrevista dirigida, fazendo perguntas que levem o cliente a dar mais detalhes sobre o que ele deseja.

Nem sempre o cliente sabe expressar seu desejo. Lembre-se de que, se ele fosse capaz de colocar o que quer de maneira clara e ordenada, talvez já tivesse feito e o projeto não seria mais necessário.

É importante o uso de perguntas abertas (evite perguntas com respostas do tipo "sim" ou "não"). Quanto mais o cliente falar, maiores são as chances de se capturar funcionalidades "escondidas" que encantarão o cliente.

1.2) Estabelecer o escopo
Uma vez determinadas as reais necessidades do cliente, deve-se "traduzir" essas necessidades para especificações técnicas.

Por exemplo:
- Necessidade: "Eu queria não perder tanto tempo enviando mala direta pelo correio para os meus clientes"

- Especificações técnicas:
a) Treinar funcionários pra passar a pegar/atualizar o e-mail dos clientes
b) Cadastrar os e-mails dos clientes
c) Criar texto a ser enviado por mala-direta
d) Desenvolver um programa de "mailing"
e) Passar a enviar as malas diretas de forma automática

1.3) Estabelecimento do Escopo
Uma vez determinadas as especificações técnicas, é preciso garantir que o cliente concorde que a execução dos tópicos descritos nas especificações técnicas satisfará as suas necessidades.

Para que o cliente concorde, muitas vezes ele exige uma prova de conceito ou a construção de um protótipo. Entretanto, uma vez concordado, o escopo passa ser o Descrito nas Especificações Técnicas e não mais as Necessidades do Cliente.

Uma desmonstração clara e precisa de como as especificações técnicas garantem a satisfação das necessidades do cliente bem como a documentação precisa do processo de estabelecimento do escopo (PRINCIPALMENTE COM ATAS DE REUNIÕES) é fundamental para evitar stress desnecessário na fase final do projeto.

O Gerente de Projeto deve sempre garantir a entrega do escopo (nem mais e nem menos que isso). Algumas vezes o escopo muda durante o projeto (o que não é nenhum pecado desde que a mudança seja submetida a um processo formal de aprovação e seja replanejada envolvendo renegociação de custos, riscos e prazos).

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